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如何防范在公章使用過程中的法律風險

2023-06-06 11:40發布

如何防范在公章使用過程中的法律風險

法人在領取營業執照后,通常會刻制公章、合同專用章、財務專用章、發票專用章等印章。公章是代表企業法人具有法律效力的印章,其效力范圍也最為廣泛。

是否加蓋有公章是判斷公司民商事行為是否成立、生效的重要標準。

一、企業印章種類及用途

(一)公司公章

公司公章是法人權利的象征。除法律有特殊規定外(如發票的蓋章),均可以公章代表法人意志,對外簽訂合同及其他法律文件。一般來說,公章的掌管者應該是公司創業者或其最信任的人,例如:董事長或總經理。凡是以公司名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。

(二)財務章

通常與銀行打交道的時候會用到,比如銀行的各種憑據、匯款單、支票的用印。另外,也會用于財務往來的結算等。財務章一般由企業的財務人員管理,可以是財務主管或出納等。

(三)合同章

單位對外簽訂合同時使用,可以在簽約的范圍內代表單位,在合同上加蓋合同專用章,單位需承受由此導致的權利義務。一般來說,創業初期可以直接用公章蓋合同,減少一枚公章可以減少風險(比如遺失、公章私用等)。合同章的保管人員可以是公司法務人員、合作律師或行政部門等。

(四)發票章

企業、單位和個體工商戶在購買和開發票時,需要加蓋發票章。印章印模里含有其公司單位名稱、發票專用章字樣、稅務登記號。根據《發票管理辦法實施細則》的規定,通常需要在發票聯和抵扣聯加蓋發票專用章。一般發票章由財務部門的發票管理員保管。

(五)法人代表人名章

法人章主要用于公司有關決議,印章印模里含有其公司單位名稱、發票專用章字樣、稅務登記號。 二、公章使用的法律風險防范

(一)完善公章管理、使用制度

在公司章程中,應當規定需要加蓋公章的文件必須經主管領導審閱簽字后方可蓋章,并且對加蓋公章的文件保留復印件存檔。禁止在空白合同、文件、介紹信上使用公章。章程中應明確公章保管人,公章使用、移交程序。

(二)嚴格遵守公章管理規定,合規操作

對公章的保管、使用、移交、銷毀必須嚴格依照公司章程中有關公章的管理規定。在使用公章之時公章的保管人必須在場監督,做到人在章在。對于合同等重要法律文件在公司法務部門審核后加蓋騎縫章防止出現合同被調換、篡改的情況。公司公章變更后,要將原公章銷毀。

(三)選擇合適人選保管公章

在選擇公章保管人員時,務必選擇責任心、紀律性強的人員負責公章的保管,做到公章不離身,蓋章前確保逐頁閱覽文件。決不能不看內容就在文件上蓋章。公章被盜、丟失時,保管公章人員需要及時通知有關領導,采取補救措施,避免損失擴大。


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