合同一方向另一方提出的索賠要求，都應(yīng)該提出一份具有說(shuō)服力的證據(jù)資料作為索賠的依據(jù)。這也是索賠能否成功的關(guān)鍵因素。由于索賠的具體事由不同，所需的論證資料也有所不同。索賠一般依據(jù)包括：

　　1、招標(biāo)文件

　　招標(biāo)文件是承包商投標(biāo)報(bào)價(jià)的依據(jù)，它是工程項(xiàng)目合同文件的基礎(chǔ)。招標(biāo)文件中一般包括的通用條件、專(zhuān)用條件、施工圖紙、施工技術(shù)規(guī)范、工程量表、工程范圍說(shuō)明、現(xiàn)場(chǎng)水文地質(zhì)資料等文本，都是工程成本的基礎(chǔ)資料。它們不僅是承包商參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)和編標(biāo)報(bào)價(jià)的依據(jù)，也是索賠時(shí)計(jì)算附加成本的依據(jù)。

　　2、投標(biāo)書(shū)

　　投標(biāo)書(shū)是承包商依據(jù)招標(biāo)文件并進(jìn)行工地現(xiàn)場(chǎng)勘察后編標(biāo)計(jì)價(jià)的成果資料，是投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)中標(biāo)的依據(jù)。在投標(biāo)報(bào)價(jià)文件中，承包商對(duì)各主要工種的施工單價(jià)進(jìn)行了分析計(jì)算，對(duì)各主要工程量的施工效率和施工進(jìn)度進(jìn)行了分析，對(duì)施工所需的設(shè)備和材料列出了數(shù)量和價(jià)值，對(duì)施工過(guò)程中各階段所需的資金數(shù)額提出了要求，等等。所有這些文件，在中標(biāo)及簽訂合同協(xié)議書(shū)以后，都成為正式合同文件的組成部分，也成為索賠的基本依據(jù)。

　　3、合同協(xié)議書(shū)及其附屬文件

　　合同協(xié)議書(shū)是合同雙方(業(yè)主和承包商)正式進(jìn)人合同關(guān)系的標(biāo)志。在簽訂合同協(xié)議書(shū)以前，合同雙方對(duì)于中標(biāo)價(jià)格、工程計(jì)劃、合同條件等問(wèn)題的討論紀(jì)要文件，亦是該工程項(xiàng)目合同文件的重要組成部分。在這些會(huì)議紀(jì)要中，如果對(duì)招標(biāo)文件中的某個(gè)合同條款作了修改或解釋?zhuān)瑒t這個(gè)紀(jì)要就是將來(lái)索賠計(jì)價(jià)的依據(jù)。

　　4、來(lái)往信函

　　在合同實(shí)施期間，合同雙方有大量的往來(lái)信函。這些信件都具有合同效力，是結(jié)算和索賠的依據(jù)資料，如監(jiān)理工程師(或業(yè)主)的工程變更指令，口頭變更確認(rèn)函，加速施工指令，工程單價(jià)變更通知，對(duì)承包商問(wèn)題的書(shū)面回答等。這些信函(包括電傳、傳真資料)可能繁雜零碎，而且數(shù)量巨大，但應(yīng)仔細(xì)分類(lèi)存檔。

　　5、會(huì)議記錄

　　在工程項(xiàng)目從招標(biāo)到建成移交的整個(gè)期間，合同雙方要召開(kāi)許多次的會(huì)議，討論解決合同實(shí)施中的問(wèn)題。所有這些會(huì)議的記錄，都是很重要的文件。工程和索賠中的許多重大問(wèn)題，都是通過(guò)會(huì)議反復(fù)協(xié)商討論后決定的。如標(biāo)前會(huì)議紀(jì)要、工程協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、工程進(jìn)度變更會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)討論會(huì)議紀(jì)要、索賠會(huì)議紀(jì)要等。

　　對(duì)于重要的會(huì)議紀(jì)要，要建立審閱制度，即由作紀(jì)要的一方寫(xiě)好紀(jì)要稿后，送交對(duì)方(以及有關(guān)各方)傳閱核簽，如有不同意見(jiàn)，可在紀(jì)要稿上修改，也可規(guī)定一個(gè)核簽的期限(如7天)，如紀(jì)要稿送出后7天以?xún)?nèi)不返回核簽意見(jiàn)，即認(rèn)為同意。這對(duì)會(huì)議紀(jì)要稿的合法性是很必要的。

　　6、施工現(xiàn)場(chǎng)紀(jì)錄

　　承包商的施工管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是看他是否建立了一套完整的現(xiàn)場(chǎng)記錄制度，并持之以恒地貫徹到底。這些資料的具體項(xiàng)目甚多，主要的如施工日志、施工檢查記錄、工時(shí)記錄、質(zhì)量檢查記錄、施工設(shè)備使用記錄、材料使用記錄、施工進(jìn)度記錄等。有的重要記錄文本，如質(zhì)量檢查、驗(yàn)收記錄，還應(yīng)有工程師或其代表的簽字認(rèn)可。工程師同樣要有自己完備的施工現(xiàn)場(chǎng)記錄，以備核查。

　　7、工程財(cái)務(wù)記錄

　　在工程實(shí)施過(guò)程中，對(duì)工程成本的開(kāi)支和工程款的歷次收入，均應(yīng)做詳細(xì)的記錄，并輸人計(jì)算機(jī)備查。這些財(cái)務(wù)資料如工程進(jìn)度款每月的支付申請(qǐng)表，工人勞動(dòng)計(jì)時(shí)卡和工資單，設(shè)備、材料和零配件采購(gòu)單，付款收據(jù)，工程開(kāi)支月報(bào)等。在索賠計(jì)價(jià)工作中，財(cái)務(wù)單證十分重要，應(yīng)注意積累和分析整理。

　　8、現(xiàn)場(chǎng)氣象記錄

　　水文氣象條件對(duì)工程實(shí)施的影響甚大，它經(jīng)常引起工程施工的中斷或工效降低，有時(shí)甚至造成在建工程的破損。許多工期拖延索賠均與氣象條件有關(guān)。施工現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)注意記錄的氣象資料，如每月降水量、風(fēng)力、氣溫、河水位、河水流量、洪水位、洪水流量、施工基抗地下水狀況等等。如遇到地震、海嘯、颶風(fēng)等特殊自然災(zāi)害，更應(yīng)注意隨時(shí)詳細(xì)記錄。

　　9、市場(chǎng)信息資料

　　大中型工程項(xiàng)目，一般工期長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，對(duì)物價(jià)變動(dòng)等報(bào)導(dǎo)資料，應(yīng)系統(tǒng)地搜集整理。這些信息資料，不僅對(duì)工程款的調(diào)價(jià)計(jì)算是必不可少的，對(duì)索賠亦同樣重要。如工程所在國(guó)官方出版的物價(jià)報(bào)導(dǎo)、外匯兌換率行情、工人工資調(diào)整決定等。

　　10、政策法令文件

　　這是指工程所在國(guó)的政府或立法機(jī)關(guān)公布的有關(guān)工程造價(jià)的決定或法令，如貨幣匯兌限制指令，外匯兌換率的決定，調(diào)整工資的決定，稅收變更指令，工程仲裁規(guī)則等。由于工程的合同條件是以適應(yīng)工程所在國(guó)的法律為前提的，因此該國(guó)政府的這些法令對(duì)工程結(jié)算和索賠具有決定性的意義，應(yīng)該引起高度重視。對(duì)于重大的索賠事項(xiàng)，如涉及大宗的索賠款額，或遇到復(fù)雜的法律問(wèn)題時(shí)，還需要聘請(qǐng)律師，專(zhuān)門(mén)處理這方面的問(wèn)題。