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企業(yè)合同管理業(yè)務(wù)法律注意事項

2023-06-06 15:35發(fā)布

企業(yè)合同管理業(yè)務(wù)法律注意事項

合同管理內(nèi)控風(fēng)險點主要有9個重點控制環(huán)節(jié),如何通過內(nèi)部控制,更好地把控合同風(fēng)險、為企業(yè)經(jīng)營保駕護(hù)航,請聽小編細(xì)細(xì)道來~

01資信調(diào)查
對擬簽訂的一般合同,認(rèn)真調(diào)查合同相對人的主體資格、資質(zhì)、資信情況及履約能力等.
對擬簽訂的重大合同,合同主辦部門根據(jù)需要牽頭組織開展盡職調(diào)查。
——合同經(jīng)辦人或合同管理員應(yīng)在簽訂合同前,在合同管理信息系統(tǒng)中對合同相對人的信息進(jìn)行維護(hù)更新。

02合同談判
談判方案:重大合同談判前,合同主辦部門應(yīng)根據(jù)需要牽頭組織由經(jīng)濟、技術(shù)、法律、財務(wù)等人員組成的合同談判小組,擬定談判方案,經(jīng)批準(zhǔn)后實施。
談判紀(jì)要:對談判過程達(dá)成的重要事項,談判小組應(yīng)指定專人及時予以記錄,形成談判紀(jì)要,并由談判雙方負(fù)責(zé)人員簽字確認(rèn)。
談判保密:任何人不得泄露談判內(nèi)容及談判方案,當(dāng)涉及知識產(chǎn)權(quán)、專有技術(shù)、價格等涉密內(nèi)容時,談判小組應(yīng)與談判對方人員簽訂保密協(xié)議
談判資料:雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電傳、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等資料,是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證,合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)注意收集、整理、保管和保密。


03合同文本管理

訂立合同應(yīng)一律采用書面形式。
按優(yōu)先順序選擇合同文本。
上傳審核的合同文本為清晰版,不得帶有批注。
爭議解決條款中,訴訟管轄法院要明確。

——合同基本要求

04合同審核會簽
兩不原則:未簽訂合同不得開始實施業(yè)務(wù);未經(jīng)審核、審批(未按規(guī)定權(quán)限審批)不得簽訂合同。
三性審核:經(jīng)濟、技術(shù)、法律審核
簽約依據(jù):依據(jù)會議紀(jì)要、談判資料、簽報等在CMIS系統(tǒng)中發(fā)起合同(支出合同必須填寫簽約依據(jù))
禁止權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓及保理、融資:與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議或采購合同時,一定在合同文本中約定相關(guān)內(nèi)容的條款,不得將與我方合同項下的權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給任何第三方,不得利用我方合同、發(fā)票等從事應(yīng)收賬款保理、質(zhì)押以及其他融資業(yè)務(wù)。

05合同審批
禁止線下合同:除合同內(nèi)容涉及國家秘密及企業(yè)核心商業(yè)秘密并經(jīng)法律部門核準(zhǔn)外,一律在合同管理信息系統(tǒng)完成。
專職合同管理員審批:采用非標(biāo)準(zhǔn)合同示范文本的,由銷售企業(yè)專職合同員在線上審核時填寫審核意見,必要時由專職合同員或外聘法律顧問出具書面法律意見。

06合同簽署
合同簽訂主體:不得以部門名義對外簽訂合同。
合同授權(quán):除公司、企業(yè)法定代表人(負(fù)責(zé)人)外,簽約人應(yīng)取得公司、企業(yè)授權(quán)。
合同簽名:合同經(jīng)審批后,公司、企業(yè)法定代表人(負(fù)責(zé)人)或簽約人在指定位置親筆(電子)簽名并注明合同簽署日期。
合同蓋章:除重大合同或相對方要求,對外簽訂合同應(yīng)一律加蓋合同簽約主體的合同專用章。禁止用部門、加油站等其他印章代替合同專用章使用。
簽署備案:合同經(jīng)雙方簽字蓋章后,合同經(jīng)辦人應(yīng)及時在合同管理信息系統(tǒng)提交合同蓋章相關(guān)信息,完成蓋章備案操作。
內(nèi)部合同:內(nèi)部合同進(jìn)行電子簽名及蓋章。

07合同生效與履行
合同生效:合同經(jīng)簽字并蓋章后方能生效。
合同履行:合同生效后,合同主辦部門或合同執(zhí)行部門應(yīng)認(rèn)真組織履行合同。合同相對人未按照合同條款履行義務(wù)的,應(yīng)按照違約責(zé)任條款追究合同相對人的責(zé)任。
合同變更:雙方必須簽訂書面協(xié)議,不得以口頭、傳真、電子郵件等形式改變合同權(quán)利或義務(wù)。合同主辦部門應(yīng)當(dāng)在合同管理信息系統(tǒng)上提出申請,按程序辦理審核審批手續(xù)。
合同解除
合同終結(jié):雙方按合同約定權(quán)利義務(wù)正常履行完畢,點“合同終結(jié)”進(jìn)入終結(jié)歸檔環(huán)節(jié)。(壽終正寢)
合同中止:雙方暫停履行合同,后續(xù)可能會恢復(fù)履行或終止。(暫停)
合同終止:雙方因不可抗力、質(zhì)量等原因提前結(jié)束雙方合作,終止權(quán)利義務(wù)關(guān)系(夭折)
合同履行過程中終止合同的,雙方應(yīng)簽訂書面協(xié)議。合同主辦部門應(yīng)當(dāng)在合同管理信息系統(tǒng)上提出申請,按程序辦理審核審批手續(xù)。簽署后,上傳書面終止協(xié)議蓋章頁掃描件,完成備案。
合同續(xù)簽:按照合同管理流程重新辦理合同簽訂手續(xù),禁止有效期或者履行期自動延期。
合同結(jié)算:合同主辦部門/合同執(zhí)行部門在合同系統(tǒng)發(fā)起“履約報銷”。
合同終結(jié):合同按約定履行完畢、按約定條件解除、轉(zhuǎn)讓或達(dá)到法定終止條件的,合同主辦部門應(yīng)整理相關(guān)資料,辦理合同終結(jié)手續(xù)。
合同歸檔:經(jīng)辦人在合同完成后,須及時完成合同終結(jié)和電子歸檔操作及紙質(zhì)歸檔備案。

08檔案管理
合同主辦部門應(yīng)建立健全合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除及解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。
內(nèi)部電子合同可以作為檔案直接歸檔,通過合同管理信息系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口等方式移交檔案管理部門。

09分析考核
自查。各有關(guān)單位每年年底之前應(yīng)完成合同管理全面自查,由各級法律事務(wù)所在部門具體組織實施。并在次年1月15日之前形成書面總結(jié)向上級主管部門報告。


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