票據交易檔案的整理、歸檔原則為：票據交易檔案以年度劃分、各類票據交易檔案按類分別整理歸檔;票據買入交易檔案、票據賣出交易檔案和移存檔案按業(yè)務發(fā)生年度歸檔，逾期票據催收檔案和票據糾紛訴訟檔案按業(yè)務結清年度歸檔;票據交易檔案以單筆業(yè)務或訴訟案件為收集和整理歸檔單位。

二、票據交易檔案整理歸檔的具體辦法

1、票據買入交易紙質檔案歸檔

(1)銀行客戶經理辦理業(yè)務之前，分貼現和轉貼現業(yè)務分別在《批次號登記簿》登記領號，登記簿每年一冊。批次號的編寫規(guī)則為“機構代碼”+“業(yè)務種類”+“順序號”。業(yè)務種類分為“直”(貼現業(yè)務)和“轉”(轉貼現業(yè)務)。其中“轉”(轉貼現業(yè)務)包括：“轉XXXX”、“轉XXX逆”、“轉商XXX”、“轉商XXXX逆”，分別對應銀行承兌匯票轉貼現業(yè)務的買斷、逆回購和商業(yè)承兌匯票轉貼現的買斷、逆回購。順序號由“年度+流水號”組成。其中“年度”為公歷年度的后2位、“流水號”共4位，貼現和轉貼現分別按照年度流水號一次編排。批次號的編寫必須完整、準確、唯一。

(2)客戶經理整理票據買入交易資料。

(3)檔案管理員在買入交易完成后3個工作日內完成管理類資料的歸檔，并填寫《票據交易檔案歸檔保管清冊》

(4)各類票據買入交易檔案按照要求排列。貼現業(yè)務檔案按照“先管理類資料再要件類資料”的順序整理保存在“貼現審查報告”中。轉貼現業(yè)務檔案中的管理類資料保存在“貼現審查報告”文件夾中，跟單資料保存在檔案袋中，業(yè)務清單另外集中保存。

(5)“貼現審查報告”封面上的各要素必須填寫齊全、正確。業(yè)務清單上必須標注批次號。

(6)要件類資料的第一頁必須注明流水號，跟單資料的流水小號必須與該批次系統(tǒng)業(yè)務清單所列示內容一致。

2、票據轉賣交易紙質檔案的整理歸檔

(1)銀行客戶經理所搜集的票據賣出交易中形成的全部資料，在交易完成后的5個工作日內完成歸檔工作。

(2)檔案管理員填寫《票據交易檔案歸檔保管清冊》。

3、逾期票據催收檔案的整理歸檔

(1)檔案管理員在逾期票據催收完成后是5個工作日內完成歸檔工作，并填寫《逾期票據催收檔案歸檔保管清冊》。

(2)逾期票據催收檔案的歸檔號編寫規(guī)則為“結清年度”+“順序號”。“順序號”以每筆催收業(yè)務結清時間流水編寫。

4、票據糾紛訴訟檔案的整理歸檔

(1)檔案管理員在票據糾紛訴訟結案后的15個工作日內完成歸檔工作，并填寫《票據糾紛訴訟檔案歸檔保管清冊》。

(2)逾期票據糾紛訴訟檔案的歸檔號編寫規(guī)則為“結清年度”+“順序號”。“順序號”以每個訴訟案件結清時間流水編寫。

5、綜合類檔案的整理歸檔

(1)各相關業(yè)務部門在有關業(yè)務完成的5個工作日內完成綜合類檔案的整理并交檔案管理員簽收、歸檔。《檔案移交簽收登記簿》每年一冊。

(2)檔案管理員對收到的綜合類檔案歸檔保管，并填寫《綜合類檔案歸檔保管清冊》。

綜合類檔案的歸檔號的編寫規(guī)則為“文件形成年度”+“順序號”。順序號按接收到檔案時間流水編寫。