檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。出納檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

出納檔案的保管是一個長期過程，為了保證檔案在保管期限內的安全和有效，各單位必須加強檔案的保管工作。出納檔案保管的具體要求有：

(1)檔案記錄必須真實、完整、準確、連續，不得擅自篡改、涂抹或歪曲檔案記錄。

(2)檔案整理、裝訂成冊要按規定辦理，做到不易散失、便于查閱。

(3)檔案記錄必須按照規定的保存年限進行保管。

(4)檔案的使用、移交和銷毀必須按照嚴格的程序辦理。

(5)檔案不得外借、撕毀或遺失。

(6)檔案的存放地應當安全、防火、防盜、防潮及防蟲。

(7)檔案資料應能積極地為本單住所利用。

2.出納檔案的銷毀

出納檔案在保管期滿后，對確無保留必要的資料，經本單位主要領導審查并報經上級主管部門批準后，方可辦理銷毀手續。

保管期滿但未結算的債權、債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

在銷毀檔案資料時，應由檔案部門和財務部門共同派人監銷，如有特殊要求的，應由本單位主要領導盛上級主管部門派人監銷。監銷時監銷人員應對檔案逐一進行清點核對，確認其確實無保留必要。銷毀后，監銷人員應在銷毀清冊上簽名蓋章并將銷毀情況報告本單位領導，其銷毀清冊由檔案部門另行保存。