檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。出納檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

出納檔案的保管是一個(gè)長期過程，為了保證檔案在保管期限內(nèi)的安全和有效，各單位必須加強(qiáng)檔案的保管工作。出納檔案保管的具體要求有：

(1)檔案記錄必須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、連續(xù)，不得擅自篡改、涂抹或歪曲檔案記錄。

(2)檔案整理、裝訂成冊要按規(guī)定辦理，做到不易散失、便于查閱。

(3)檔案記錄必須按照規(guī)定的保存年限進(jìn)行保管。

(4)檔案的使用、移交和銷毀必須按照嚴(yán)格的程序辦理。

(5)檔案不得外借、撕毀或遺失。

(6)檔案的存放地應(yīng)當(dāng)安全、防火、防盜、防潮及防蟲。

(7)檔案資料應(yīng)能積極地為本單住所利用。

2.出納檔案的銷毀

出納檔案在保管期滿后，對確無保留必要的資料，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)審查并報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后，方可辦理銷毀手續(xù)。

保管期滿但未結(jié)算的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

在銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)由檔案部門和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，如有特殊要求的，應(yīng)由本單位主要領(lǐng)導(dǎo)盛上級主管部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷時(shí)監(jiān)銷人員應(yīng)對檔案逐一進(jìn)行清點(diǎn)核對，確認(rèn)其確實(shí)無保留必要。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章并將銷毀情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)，其銷毀清冊由檔案部門另行保存。