因此催款工作并不是從你打電話或書面要求對方付款那一刻才開始，簽約和履約過程就已經(jīng)是催款的前序了，這期間及此后的證據(jù)收集、整理、保存和應(yīng)用，則對催款時機的成熟與否、可采取的催款措施，乃至最終能否實現(xiàn)債權(quán)起著至關(guān)重要的作用。

甚至隨著律師服務(wù)行業(yè)管理越來越規(guī)范，對于證據(jù)明顯欠缺的債權(quán)，想找個規(guī)范的律所出個律師函都會有障礙，現(xiàn)在的律所律所不是什么樣的律師函都能隨便給出的，律師有義務(wù)在出律師函之前對基本的證據(jù)進行核實，否則被投訴后可能會遭致司法局的處罰。 由于早期簽約和履約過程中，法務(wù)等專業(yè)人員介入程度相對較低，等到催款出現(xiàn)困難法務(wù)人員再介入的時候，往往有些事實發(fā)展和證據(jù)收集已經(jīng)不可逆，所以說到催款相關(guān)的證據(jù)管理，是業(yè)務(wù)人員和交付管理人員（項目管理人員），尤其是簽約評審和項目管理機制不太健全的企業(yè)中相關(guān)角色人員，更應(yīng)該重視。下面我們就看看與收款密切相關(guān)的證據(jù)到底有哪些，有哪些需要注意的問題？

一、合同協(xié)議類

主合同及附件 這里指的是初始簽約的完整合同，包括了通用條款、專用條款、附件附表，以及可能適用的框架協(xié)議等。 變更/補充協(xié)議 初始簽約后，雙方對合同約定的內(nèi)容做了實質(zhì)性變更約定，不管其采用何種形式，只要能起到這種變更作用的，均應(yīng)當納入相關(guān)合同一并管理。 其他可能成為合同協(xié)議組成部分的材料 招標書、投標書、合格代表人之間的溝通記錄等帶有實質(zhì)性權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的文件、資料都在此列。

二、履約證據(jù)類

簽收單 業(yè)務(wù)實踐中，面對不同的用戶和接口人員，簽收也會千奇百怪，甚至因為不規(guī)范的簽約會導(dǎo)致喪失或降低應(yīng)有的證據(jù)效力。那2B業(yè)務(wù)中簽收到底要具備什么樣的標準才能有效呢？筆者總結(jié)以下幾點： 1）簽署單位：直接蓋單位章，或合格代表簽字 合格單位印章一般是公章；或者是專用用途包括相關(guān)簽收的專用章；尚未有合作慣例支持的首次使用部門章，最好有單位公章對部門章有效性的確認。 合格代表如何體現(xiàn)則比較復(fù)雜了，可能是法定代表人，通過合同直接約定人員或另行出具的授權(quán)書指定人員等等，甚至有多層指定，總之應(yīng)該要形成有效證據(jù)鏈。 對于蓋章的情形下，為避免意外情形，建議蓋章的同時要有經(jīng)辦人簽字。 2）標的明細：與合同標的明細一致 基本的常識，要什么就該給什么，簽收單如果不能證明給的與要的是一致的，那么這個簽收單顯然是不合格的。需要注意的一點，除了主產(chǎn)品清單，一些附屬的產(chǎn)品技術(shù)資料等合同約定的附隨交付內(nèi)容也應(yīng)留有簽收記錄。 3）簽收結(jié)論：清潔簽收 簽收單沒有對外觀、品名、數(shù)量等有不符批注 4）簽收時間：符合合同要求的交付期限 當然簽收時間應(yīng)該與事實相符，這樣就要求賣方及時履行交付。 驗收單 有效驗收單的要求，可以參照簽收單相關(guān)內(nèi)容，只是驗收的內(nèi)容應(yīng)該是更深入的，屬實質(zhì)性驗收，而不僅僅是簽收環(huán)節(jié)的清點和外觀表面驗收。 物流單據(jù) 第三方物流運輸情形下，原始物流單據(jù)可能會包含和替代前述簽收單，當然也有買家單位會要求物流單之外有正式的與賣家的簽收單據(jù)。物流單據(jù)作為第三方證據(jù)，在一些特殊的案例中，結(jié)合買家的簽/驗收證明，能夠補強賣方的交付證明，即使事實與這些證據(jù)不一致的，由于組合證據(jù)的存在，賣家已盡合理謹慎義務(wù)，因此相關(guān)損失從過錯責任上來說，買家應(yīng)該會更大一些。IT圈內(nèi)曾經(jīng)著名的安力博發(fā)系列詐騙案，有賣家本以為拿到了買家蓋章的簽收單就高枕無憂了，這一點也恰好被別有用心者利用才致巨額損失，司法裁判的結(jié)果也是給大家一個深刻的警醒。 階段服務(wù)/實施確認單 有形貨物交付如果沒有其他證明，很多情況下還能有第三方物流記錄，而服務(wù)實施等無形服務(wù)如果沒有確認單，真的很難證明賣家完成了相關(guān)內(nèi)容，因此服務(wù)/實施與用戶方形成確認機制，對每次或階段工作內(nèi)容及時確認非常有必要，至于確認的形式要求也可以參考前述簽收單介紹內(nèi)容。

三、催收/對賬記錄類

付款通知書 付款通知書發(fā)送的證明能夠直接體現(xiàn)債權(quán)人向債務(wù)人主張債權(quán)，主張債權(quán)的證明可能對部分債權(quán)的到期時間、訴訟時效的中斷影響等有直接影響，因此付款通知書不僅要結(jié)合合同約定的時間發(fā)送，而且應(yīng)該留存發(fā)送的證據(jù)記錄。 賬單/對賬單 及時準確向買家發(fā)出賬單，定期/不定期對賬確認，既有利于清晰債權(quán)、刷新訴訟時效計算，一定程度上也是在提醒付款。對賬單對于一些前期證據(jù)做得不充分的債權(quán)補充證據(jù)非常有意義。 發(fā)票 發(fā)票除了稅務(wù)上的作用外，本身也具有付款憑證的作用，特別注意收款前開具并提供發(fā)票的，應(yīng)當有合同約定依據(jù)（如合同中明確要求付款前開具發(fā)票的），或交接時有其他證明材料證明發(fā)票對應(yīng)款項尚未支付。 催款函/律師函 這兩種文件作用沒實質(zhì)差異，只是落款不同單位，后者是律所，律師函往往是司法途徑的警告和前奏，能夠給債務(wù)人產(chǎn)生更大的壓力。 有效接口人之間的電話、郵件、微信等催款記錄 這些具體情況就比較多了，總之，注意催款過程中記錄的留存。接觸過正規(guī)征信和商賬管理公司催款的人員可能都知道，催收單位特別注意催收過程記錄，催收過程記錄有時還能起到補強證據(jù)作用。

四、磋商、承諾及和解類

還款計劃/承諾書 一般在催收過程中，經(jīng)雙方協(xié)商后，由債務(wù)人單方出具的付款時間和金額的安排，具有較直接的證據(jù)作用，而且此類單方計劃/承諾，并不影響債權(quán)人按照原合同既有的權(quán)利，如主張違約金等。 還款協(xié)議 較上述還款計劃/承諾書，主要區(qū)別是債權(quán)人和債務(wù)人共同簽署，這就意味著債權(quán)人同意對債務(wù)人的履約時間進行變更，因此相關(guān)違約金等計算的起點可能發(fā)生變化，具體還是要看還款協(xié)議的詳細條款。 付款和解協(xié)議 這里講的付款和解協(xié)議并不是指司法途徑下，由法院/仲裁機構(gòu)主持形成的調(diào)解協(xié)議/調(diào)解書，后者已經(jīng)是具有司法強制執(zhí)行力的法律文書了，因此不同于非訴階段當事人之間自行簽署的和解協(xié)議。付款和解協(xié)議較之于還款協(xié)議，本質(zhì)上未必有太大的區(qū)別，只是更多的會體現(xiàn)債權(quán)人做出讓步，如金額折讓（本金或違約金等部分債權(quán)免除）、還款期限延期。 但凡有條件取得還款計劃/承諾書、還款協(xié)議、付款和解協(xié)議等文件，建議債權(quán)人能夠利用好此機會確認債權(quán)人已充分履約，避免后續(xù)如果還要進入司法程序仍要面對的爭議；另外有條件公證的，債權(quán)人可以考慮要求對此類文件進行公證，并寫入如果債務(wù)人未按期履行支付義務(wù)，接受司法強制執(zhí)行，即將其升格為公證債權(quán)文書，以便債務(wù)人再次遲延支付時避免訴訟程序直接進入執(zhí)行程序。