會(huì)計(jì)憑證分錄是如何規(guī)范的

一、摘要必須全面準(zhǔn)確地描述所記錄的交易事項(xiàng)

1.摘要內(nèi)容反映的記賬事項(xiàng)要詳實(shí)全面：比如報(bào)銷(xiāo)憑證，摘要應(yīng)注明是誰(shuí)報(bào)銷(xiāo)、什么時(shí)間用于什么事項(xiàng)什么性質(zhì)的費(fèi)用。比如“張三報(bào)銷(xiāo)4月份巡店交通費(fèi)”，“李四報(bào)銷(xiāo)招待某某公司業(yè)務(wù)人員招待費(fèi)”。

2.摘要用語(yǔ)要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范：報(bào)銷(xiāo)人一般要寫(xiě)明實(shí)際報(bào)銷(xiāo)人(也就是真正花錢(qián)的是誰(shuí)，而不是代辦報(bào)銷(xiāo)手續(xù)的人-比如領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)代領(lǐng)導(dǎo)履行報(bào)銷(xiāo)手續(xù)時(shí)，實(shí)際報(bào)銷(xiāo)人是領(lǐng)導(dǎo)本人)，另外，會(huì)計(jì)憑證中的人名都應(yīng)當(dāng)使用全名，而不能用職務(wù)代替(比如不能使用“李-總”、“王經(jīng)理”之類(lèi)的用詞)。

以此類(lèi)推，有往來(lái)關(guān)系的單位名稱(chēng)要盡量使用全稱(chēng)，不得使用地名代替當(dāng)?shù)氐淖庸尽⒋砩獭⒐?yīng)商或者客戶(hù)。凡是涉及債權(quán)債務(wù)確認(rèn)的，都必須使用對(duì)方的全稱(chēng)或全名，以免多個(gè)類(lèi)似名稱(chēng)出現(xiàn)時(shí)，混淆不清。

3.摘要要盡量反映會(huì)計(jì)人員進(jìn)行交易事項(xiàng)的確認(rèn)或會(huì)計(jì)估計(jì)的思路，尤其是調(diào)賬憑證：比如補(bǔ)提攤銷(xiāo)費(fèi)用，除了要制作能反映整個(gè)補(bǔ)提攤銷(xiāo)費(fèi)用來(lái)龍去脈的附件以外，在錄入憑證摘要時(shí)，要說(shuō)明主要的補(bǔ)提原因、補(bǔ)提的期間等信息。比如“因房租合同延遲簽訂，補(bǔ)提2012年1月租金攤銷(xiāo)”，“因預(yù)估金額低于實(shí)際金額，補(bǔ)提2013年6-8月辦公室裝修費(fèi)攤銷(xiāo)”，“因攤銷(xiāo)期限由3年改為2年，補(bǔ)提2013年1-6月份轉(zhuǎn)讓費(fèi)攤銷(xiāo)”。

二、會(huì)計(jì)憑證借貸方科目數(shù)量的使用限制

在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)，會(huì)計(jì)人員往往圖當(dāng)時(shí)之便，加快會(huì)計(jì)憑證錄入速度，采取一個(gè)憑證里面多借多貸的方法做賬。需要注意幾點(diǎn)：

1.允許一借多貸或者多借一貸的會(huì)計(jì)分錄，不允許多借多貸會(huì)計(jì)分錄。

這里的借貸科目都是指“末級(jí)科目”。一借多貸或者多借一貸，“一”是指在借方或者貸方，只允許出現(xiàn)一個(gè)“末級(jí)科目”(并不是指只允許出現(xiàn)一行分錄);“多”是指在借方或貸方，可以出現(xiàn)多個(gè)“末級(jí)科目”。比如下面的會(huì)計(jì)分錄屬于“多借一貸”：

借：管理費(fèi)用-市內(nèi)交通費(fèi)100

貸：庫(kù)存現(xiàn)金100

借：銷(xiāo)售費(fèi)用-業(yè)務(wù)招待費(fèi)200

貸：庫(kù)存現(xiàn)金200

上面的分錄記錄了兩筆報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，可以做在一個(gè)會(huì)計(jì)憑證里面，有兩個(gè)借方末級(jí)科目，一個(gè)貸方末級(jí)科目。如果上述業(yè)務(wù)是同一個(gè)人報(bào)銷(xiāo)，還可以將貸方科目合并處理：

借：管理費(fèi)用-市內(nèi)交通費(fèi)100

借：銷(xiāo)售費(fèi)用-業(yè)務(wù)招待費(fèi)200

貸：庫(kù)存現(xiàn)金300

一般而言，在處理不同性質(zhì)的交易事項(xiàng)時(shí)，錄入憑證分錄，一借一貸的金額最好保持一致，即使只有一個(gè)借方或者貸方科目，也不用合并;現(xiàn)金和銀行憑證的分錄也不要合并。比如下面的銀行收款憑證屬于“一借多貸”，借方科目最好不要合并，以保持與銀行對(duì)賬單的流水一致：

借：銀行存款-1088賬戶(hù)200

貸：應(yīng)收賬款-A客戶(hù)200

借：銀行存款-1088賬戶(hù)500

貸：應(yīng)收賬款-B客戶(hù)500

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