
該事項的發生,存在幾個風險點:一是收款方會認定該公司未轉款,從而產生該公司違約的法律風險和糾紛;二是被退回的款項,若一直無人認領,經過一定時間后,公司財務部門會進行凍結,之后進行掛賬和相應處理。
梳理目前各地市公司現有合同類型,相當部分合同項下地市公司為付款義務方,款項支付則是合同履行的重要內容,按照合同管理規范,合同履行職責歸口合同經辦部門(即對應的業務、職能部門)。所以,合同經辦部門和經辦人員在日常經營管理過程中,就要切實守好合規管理的首道防線,確保每一筆合同款項能按約支付,避免違約。這里的按約支付主要包括按照約定的金額、時間、方式、賬戶支付。
為引導、協助合同經辦部門和經辦人員盡可能及時跟進合同履行,在款項支付方面不違約,除從合同系統直接發起支付的手段外,我們從以下幾方面給出了合規工作建議,并要求組織相關合同經辦人培訓、落實: 一是梳理在履行合同,形成履約清單,對照落實。經辦人把自己經辦的有款項支付內容的,且還未履行完畢的合同進行認真梳理,形成有合同對方主體、支付金額、支付時間等關鍵內容的清單或者表格,以張貼在辦公桌電腦、手機備忘錄提示等方式進行提醒,確保每份合同、每筆款項都能按時間履行、支付,不遺漏。
二是經辦人員要預留時間,提前啟動內部付款審批流程。即經辦人要熟悉每筆款項的支付時間節點,作好準備,合理倒排時間,預留一定天數,提前辦理付款申請,及時推進費用審批流程,確保在付款期限屆滿前,款項能轉到收款方賬戶。
三是經辦人員在辦理付款時要細心謹慎。經辦人員在費用報銷系統提報費用款項支付時,除了認真填寫申報事由和涉及到的相關期限外,還應認真核對收款方信息,尤其是收款方名稱、收款方賬號和收款方戶名。特別要注意,收款方名稱和收款方戶名務必要認真核對,確保二者完全一致。
四是經辦人員事后要及時查詢、跟蹤款項支付情況。費用報銷系統顯示有過賬日期,但該顯示并不代表轉款成功。經辦人員最好在過賬日期后兩到三天內,到財務部門,與資金管理崗一起,查詢該款項是否轉賬成功,是否有退款情況。如發生退款,則要及時進收入賬戶打印退款進賬單,與收款方聯系,確定準確的收款信息,重新辦理該筆業務,或者及時告知法律部門,相機應對。
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