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備忘錄模板(寫給閨蜜的備忘錄模板)

2023-06-06 08:02發布

備忘錄模板

備忘錄 一、概述 備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中,它的等級是比較低的,主要用來提醒、督促對方,或就某個問題提出自己的意見或看法。在業務上,它一般用來補充正式文件的不足。它的內容可以分為以下幾項: 書端(Heading); 收文人的姓名、頭銜、地址(Addressee’s Name, Title, Address); 稱呼(Salutation); 事因(Subject); 正文(Body) ; 結束語(Complimentary Close); 署名(Signature)。 二、注意事項 書端部分包括發文機關的名稱、地址、發文日期,有的還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。許多機關有自己特制的信箋,在寫書端時,其格式和標點符號的使用與一般信件的相同。收文人(或收文單位)的姓名、頭銜、地址一項寫在左上角編號處的下面,其格式與書信的寫法相同。 稱呼從左邊頂格寫起,對一般機關、團體的負責人一般用 Dear Sir, 對政府官員可用 Sir。 “事因”一項目前采用得較少。它可放在稱呼語之前,也可放在其后,前面可加 Re或Docket, Subject。如果此項寫在稱呼語之前,多從左邊的頂格寫起;若放在稱呼語之后,一般寫在信箋正中。它多采用不完整的句子,只需很少幾個詞,甚至一個詞,目的在于使收文人對文中的主要內容一目了然,便于及時處理。 正文、結束語和署名等項與一般信件的格式相同。 三、舉例 例1 Directions: Write a memorandum of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory. MEMO August 16,2004 To:The leader of student service department From: Li Ming Subject:Telephone Dear Sir, I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a university student, we need to cope with the daily increasing communications with teachers, friends and people outside the campus. We need a telephone to get and send message, which is important for us. Though most of us have mobile phones and e-mail address, a telephone in the dormitory is after all the most convenient and cheapest tool of communication. I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible. Regards. Yours, Li Ming *“remind”一詞用法比較多,可以在后面直接接人或賓格,如“提醒我”譯為please remind me.如果提醒某人某事則用remind somebody of something ,也可以在后面加從句,即“remind sb that”,remind還有一個意思為“使想起”同樣用remind…of…的結構,應注意與提醒某事區分。 例2 Directions:You are supposed to write a Memorandom of about 100 words to the leader of the supply section to borrow one more microscope for your biological experiment. It should include: 1) Why you need the microscope. 2) When you need it. MEMO August 12,2004 To: Mr. Gates, leader of the supply section From:Li Ming of the biological laboratory Subject:Microscope Dear Sir, I’m a student of biology department and we are badly in need of an extra microscope in order to improve our experimental work. Our experiment will start on Friday, so please issue a microscope to us as soon as possible so that we can prepare better for the experiment. With kind regards. Yours sincerely, Li Ming *這是一封備忘錄,在寫備忘錄的時侯,一定要注意它的格式,尤其要在開頭寫清楚是誰寫給誰來備忘的,用From: To:兩個單詞即可。文中的“badly”是“非常的,迫切的”意思。短語“in order to”同下句的“so that”意思是一樣的即:為了,目的是。不同的是前者后接動詞原型而后者常跟目的狀語從句 ,類似的短語還有“in order that”,用法與“so that”相同。 例3 Directions: If you are the teacher of the students’ Counseloris office: P: steelpes, and you have received a letter for requesting for paid education leave from a student. Write him a memo to reply him including details: 1) The result of his requirement. 2) The reason for rejecting. 3)some suggestions You should write about 100 words. To: Records Section From: P/ Steelpes, Career Planning Subject: Request for Paid Education Leave Date: May 22, 2004 In response to your request for one year of paid education leave to take a degree in English literature, I have to inform you that we cannot authorize this leave. While we appreciate your desire to improve your knowledge, we feel that English literature is not directly related to your present position and to the goals of this organization. I am aware of your great interest in literature, and I would like to point out that you could gain advantage to apply for leave without pay. If you need another information on the above, do not hesitate to keep touch with me at any time. P. Steels * 首先要注意本篇備忘錄的格式很標準。然后注意這個備忘錄的個別詞的用法,譬如:be aware of 注意到、當心的意思,point out 指出,request for 要求,in response to 反饋。 例4 Directions: You are a supervisor of a big company. The chief of operations wants to adopt the“punch-in”system to increase productivity. Write a memo to talk about this: 1) Does the “punch-in”system benefit the company? 2) If the company doesn’t adopt it, what else can we do to increase productivity. You should write about 100 words. To. David Green, Chief of Operations From: Tony. Party , Supervisor Subject: Comments on the “Punch-in” System Date: March. 22, 2004 This is further to your memo dated March. 20, 2004, in which you proposed that employees adopt the “punch-in” system. I fully agree with you that we must increase productivity. As far as your proposal that if the “punch-in” system is adopted, we would have a tighter control over the employees is concerned. However, I don’t think so. I personally think that, to accomplish this, we should give the employees more incentives to work faster. I feel that if we ( the supervisors) could meet with you , we could discuss different possiblilities to create such incentiveness. Your consideration of this suggestion would be appreciated. Tony Party * 此篇是對一篇備忘錄的回復。生產主管認為實行打孔考勤制度(“punch-in”system),有利于增加生產效率。但督察卻不這樣認為。他認為“should give the employees more incentives to work faster”。 例5 Directions: You are a manager of administration office naming Vera. M. Bradford. The board of directors have decided to anew the Fitness Center. Write a memo to tell all the employees that: 1) How long will this project be last for? 2) Welcome the employees to provide suggestions. You should write about 100 words. To: Every Employees From: Brian Aponte Date: November 18, 2004 Subject: Fitness Center The board of directors approved the idea for anew Fitness Center at its meeting yesterday. Work on the Fitness Center will begin right now and should be completed within 90 days. An employee representative from each division will be appointed to determine the type of equipment and programs that will be made available. We are happy to be able to provide a facility that will contribute to the physical fitness of all our employees. Your representative on the task force will contact you soon for your suggestions about activities and equipment. Brian Aponte Administration Office, Manager * 這是一篇關于公司修建健身中心的備忘錄。備忘錄中說健身中心工作馬上開始而且“completed within 90 days”。而且希望各部門代表與主辦部門聯系,征求關于活動和設備的意見。

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意向書:意向書是雙方當事人通過初步洽商,就各自的意愿達成一致認識而簽定的書面文件,是雙方進行實質性談判的依據,是簽訂協議(合同)的前奏。   格式:1、開始寫雙方單位名稱,代表人姓名、身份、洽商時間、地點及洽談的主要事項。2、主體:寫雙方的意圖冀達到一致認識的條款。3、各方代表簽名、時間。   范例:   意向書   XX廠(甲方) XXXX公司(乙方)   雙方于X年X月X日在X地,對建立合資企業事宜進行了初步協商,達成意向如下:   一、甲、乙兩方愿以合資或合作的形式建立合資企業,......

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