當(dāng)甲乙雙方的糾紛無(wú)法調(diào)解進(jìn)入司法救濟(jì)程序時(shí)，居中裁判的法官屬于完全陌生的第三方，既不了解絕對(duì)事實(shí)，也不了解雙方過(guò)往，裁判者所能做的就是以證據(jù)事實(shí)為法律真實(shí)。

作為商主體，公司的糾紛往往會(huì)經(jīng)歷直接經(jīng)辦人-分管負(fù)責(zé)人-領(lǐng)導(dǎo)等多個(gè)層級(jí)，也會(huì)牽涉銷售-風(fēng)控-審計(jì)等多崗位，一旦糾紛進(jìn)入訴訟程序，證據(jù)的組織往往難以在一人一層級(jí)一崗位解決，加上人員變動(dòng)、糾紛持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，許多證據(jù)客觀上很難搜集、固定。證據(jù)往往形成于糾紛未發(fā)之時(shí)，在不阻礙交易達(dá)成的前提下如何養(yǎng)成日常的證據(jù)保留意識(shí)，本文將“公司往來(lái)函件”的幾個(gè)小細(xì)節(jié)展開(kāi)。

公司往來(lái)函件有幾個(gè)特質(zhì)：?jiǎn)畏叫袨?高頻次+信息量大。

越是大糾紛、大公司，往來(lái)函件在證據(jù)組織中的份量越足，經(jīng)辦人員可能換了幾波了，接任者也說(shuō)不清過(guò)去發(fā)生的事實(shí)，而往來(lái)函件能將過(guò)去記錄在文字中，無(wú)論人員如何變動(dòng)，“白紙黑字”總是客觀存在。所以對(duì)于往來(lái)函件有幾個(gè)常識(shí)與大家分享：

1.  往來(lái)函件中減少與往來(lái)事件主要目的無(wú)關(guān)的“自認(rèn)”。

因?yàn)橥鶃?lái)函件屬于單方行為，并非合同的雙方合意，在對(duì)方未明確認(rèn)可的情形下單方行為僅約束發(fā)函方，為了減少“言多必失”的不必要麻煩，也為了避免文字表述帶來(lái)的歧義，發(fā)函行文應(yīng)緊緊圍繞主要目的，盡量減少可能不利于己的自我承認(rèn)。同時(shí)，函件中對(duì)于各類時(shí)間節(jié)點(diǎn)應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎描述，非必要請(qǐng)勿使用一些模糊語(yǔ)言來(lái)表述時(shí)間，以免帶來(lái)之后對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的難以計(jì)算。

2.  需采取郵寄方式進(jìn)行函件往來(lái)時(shí)盡量選擇EMS紙面單。

這個(gè)細(xì)節(jié)是極易忽視的，大家收過(guò)法院的快遞的話應(yīng)該知道法院的文書(shū)除了電子送達(dá)外往往都選擇EMS紙面單寄送，紙面單上會(huì)注明寄送的文件為何名。同樣，律師函大多采用EMS紙面單，在“內(nèi)件品名”處亦會(huì)寫(xiě)明“律師函——就《xx合同》進(jìn)度款催款事宜受委托發(fā)送。”等字樣。

這樣做呢是為了做到留痕，對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，對(duì)于異議函、請(qǐng)款函、催促履約通知等糾紛萌芽期的各類文件都應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明內(nèi)件品名，保留好EMS郵寄面單，有必要的還可告知EMS需要郵寄回執(zhí)。這一類證據(jù)在證明“做過(guò)合同約定的某行為”時(shí)十分有效。

3.  對(duì)于一些合同約定的“默認(rèn)”條款一定要防止函件發(fā)送不及時(shí)導(dǎo)致逾期失權(quán)。

所謂“默認(rèn)”條款，就是類似于“甲方對(duì)乙方交付成果有異議的，應(yīng)在收到成果7個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)，逾期未回復(fù)的，視為甲方無(wú)異議，付款條件達(dá)成。”

（住建部發(fā)布的《建設(shè)項(xiàng)目工程總承包合同（示范文本）》中的默認(rèn)條款）

這一類條款展現(xiàn)方式很多，但往往有一個(gè)通用的關(guān)鍵詞——“視為”（當(dāng)然，有的默認(rèn)條款無(wú)此關(guān)鍵詞）。默認(rèn)條款的主要約束在于通過(guò)約定給予一個(gè)合理時(shí)間提出異議，若在此合理時(shí)間內(nèi)甲未提出，即使乙方不滿足合同約定條件的，甲方也無(wú)法要求其依約承擔(dān)違約責(zé)任。這就是所謂“逾期失權(quán)約定”。

當(dāng)然，并非每一個(gè)默認(rèn)條款都會(huì)導(dǎo)致逾期失權(quán)，但是為了避免不必要的糾紛與風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)已生效合同約定有這類條款時(shí)務(wù)必及時(shí)發(fā)出相關(guān)函件維護(hù)己方合同權(quán)利。

以上就是本文圍繞“公司函件”這一公司常見(jiàn)行為提出的培養(yǎng)證據(jù)保全意識(shí)的小技巧，希望對(duì)各位有所幫助。另外，要了解證據(jù)保全意識(shí)，就繞不開(kāi)《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》規(guī)定的“舉證責(zé)任”。

舉證責(zé)任法律依據(jù)

《民事訴訟法》第67條規(guī)定的“誰(shuí)主張誰(shuí)舉證”原則：當(dāng)事人對(duì)自己提出的主張，有責(zé)任提供證據(jù)。當(dāng)事人及其訴訟代理人因客觀原因不能自行收集的證據(jù)，或者人民法院認(rèn)為審理案件需要的證據(jù)，人民法院應(yīng)當(dāng)調(diào)查收集。

《最高人民法院關(guān)于適用<中華人民共和國(guó)民事訴訟法>的解釋》第90條規(guī)定的“舉證不能”后果：當(dāng)事人對(duì)自己提出的訴訟請(qǐng)求所依據(jù)的事實(shí)或者反駁對(duì)方訴訟請(qǐng)求所依據(jù)的事實(shí)，應(yīng)當(dāng)提供證據(jù)加以證明，但法律另有規(guī)定的除外。在作出判決前，當(dāng)事人未能提供證據(jù)或者證據(jù)不足以證明其事實(shí)主張的，由負(fù)有舉證證明責(zé)任的當(dāng)事人承擔(dān)不利的后果。