當甲乙雙方的糾紛無法調解進入司法救濟程序時，居中裁判的法官屬于完全陌生的第三方，既不了解絕對事實，也不了解雙方過往，裁判者所能做的就是以證據事實為法律真實。

作為商主體，公司的糾紛往往會經歷直接經辦人-分管負責人-領導等多個層級，也會牽涉銷售-風控-審計等多崗位，一旦糾紛進入訴訟程序，證據的組織往往難以在一人一層級一崗位解決，加上人員變動、糾紛持續時間長，許多證據客觀上很難搜集、固定。證據往往形成于糾紛未發之時，在不阻礙交易達成的前提下如何養成日常的證據保留意識，本文將“公司往來函件”的幾個小細節展開。

公司往來函件有幾個特質：單方行為+高頻次+信息量大。

越是大糾紛、大公司，往來函件在證據組織中的份量越足，經辦人員可能換了幾波了，接任者也說不清過去發生的事實，而往來函件能將過去記錄在文字中，無論人員如何變動，“白紙黑字”總是客觀存在。所以對于往來函件有幾個常識與大家分享：

1.  往來函件中減少與往來事件主要目的無關的“自認”。

因為往來函件屬于單方行為，并非合同的雙方合意，在對方未明確認可的情形下單方行為僅約束發函方，為了減少“言多必失”的不必要麻煩，也為了避免文字表述帶來的歧義，發函行文應緊緊圍繞主要目的，盡量減少可能不利于己的自我承認。同時，函件中對于各類時間節點應當謹慎描述，非必要請勿使用一些模糊語言來表述時間，以免帶來之后對時間節點的難以計算。

2.  需采取郵寄方式進行函件往來時盡量選擇EMS紙面單。

這個細節是極易忽視的，大家收過法院的快遞的話應該知道法院的文書除了電子送達外往往都選擇EMS紙面單寄送，紙面單上會注明寄送的文件為何名。同樣，律師函大多采用EMS紙面單，在“內件品名”處亦會寫明“律師函——就《xx合同》進度款催款事宜受委托發送。”等字樣。

這樣做呢是為了做到留痕，對于公司來說，對于異議函、請款函、催促履約通知等糾紛萌芽期的各類文件都應當寫明內件品名，保留好EMS郵寄面單，有必要的還可告知EMS需要郵寄回執。這一類證據在證明“做過合同約定的某行為”時十分有效。

3.  對于一些合同約定的“默認”條款一定要防止函件發送不及時導致逾期失權。

所謂“默認”條款，就是類似于“甲方對乙方交付成果有異議的，應在收到成果7個工作日內予以回復，逾期未回復的，視為甲方無異議，付款條件達成。”

（住建部發布的《建設項目工程總承包合同（示范文本）》中的默認條款）

這一類條款展現方式很多，但往往有一個通用的關鍵詞——“視為”（當然，有的默認條款無此關鍵詞）。默認條款的主要約束在于通過約定給予一個合理時間提出異議，若在此合理時間內甲未提出，即使乙方不滿足合同約定條件的，甲方也無法要求其依約承擔違約責任。這就是所謂“逾期失權約定”。

當然，并非每一個默認條款都會導致逾期失權，但是為了避免不必要的糾紛與風險，當已生效合同約定有這類條款時務必及時發出相關函件維護己方合同權利。

以上就是本文圍繞“公司函件”這一公司常見行為提出的培養證據保全意識的小技巧，希望對各位有所幫助。另外，要了解證據保全意識，就繞不開《中華人民共和國民事訴訟法》規定的“舉證責任”。

舉證責任法律依據

《民事訴訟法》第67條規定的“誰主張誰舉證”原則：當事人對自己提出的主張，有責任提供證據。當事人及其訴訟代理人因客觀原因不能自行收集的證據，或者人民法院認為審理案件需要的證據，人民法院應當調查收集。

《最高人民法院關于適用<中華人民共和國民事訴訟法>的解釋》第90條規定的“舉證不能”后果：當事人對自己提出的訴訟請求所依據的事實或者反駁對方訴訟請求所依據的事實，應當提供證據加以證明，但法律另有規定的除外。在作出判決前，當事人未能提供證據或者證據不足以證明其事實主張的，由負有舉證證明責任的當事人承擔不利的后果。